Työmaakokous on päätöksenteon paikka, ei tiedonhakukierros
Työmaakokous ei ole vain kalenteriin merkitty rutiini. Se on yksi rakennushankkeen tärkeistä tilaajan, pääurakoitsijan ja suunnittelijoiden välisistä johtamisen, yhteensovittamisen ja sopimussuhteen hallinnan tilanteista. Siellä käsitellään hankkeen etenemistä, suunnittelutilannetta, avoimia kysymyksiä ja muutoksia sekä sovitaan asioista, joilla on vaikutusta hankkeen toteutukseen.
Hyvin valmistellussa työmaakokouksessa osapuolilla on yhteinen käsitys hankkeen tilanteesta ja kokous voidaan käyttää olennaiseen: asioiden käsittelyyn ja päätöksentekoon.
Haaste syntyy silloin, kun pohjatieto on hajallaan sähköposteissa, aiemmissa pöytäkirjoissa, suunnitelmissa, aikatauluissa, viesteissä ja eri järjestelmissä. Silloin osa kokoukseen valmistautumisesta ja pahimmillaan itse kokousajasta kuluu sen selvittämiseen, mitä on aiemmin sovittu, mikä on muuttunut ja missä asiat tällä hetkellä menevät.
Kokoukset ovat rakennushankkeessa merkittävä ajallinen investointi. Kymmentä rakennushanketta tarkastelleessa tutkimuksessa kokoukset veivät 13 prosenttia urakoitsijoiden insinöörien koordinointiajasta.¹ Suomalaisessa 17 työmaakokouksen aineistossa puolestaan näkyi, kuinka avoimien suunnittelukysymysten ratkaiseminen vaatii usean osapuolen asiantuntemusta.² Kokouksen arvoa kannattaa siksi vaalia hyvällä valmistelulla ja järjestelmällisellä seurannalla.
Työmaakokous on myös sopimussuhteen hallintaa
Työmaakokouksella ja sen pöytäkirjalla on muutakin kuin käytännön johtamisen merkitystä. Kun YSE 1998 on liitetty urakkasopimukseen, sen 66 § mukaan työmaakokouksen pöytäkirjaan otettu huomautus tai ilmoitus, joka muutoin olisi tehtävä kirjallisesti, katsotaan kirjallista ilmoitusta vastaavaksi.³
Siksi on väliä, mitä kokouksessa kirjataan, mitä eri osapuolet ilmoittavat, mitä päätetään, kuka vastaa ja mihin asiaan pitää palata. Pöytäkirja ei ole vain muistilista, vaan osa hankkeen dokumentaatiota ja sopimushistoriaa. Sopimuskohtainen oikeudellinen tulkinta on kuitenkin aina arvioitava erikseen.
Kokouksen arvo varmistetaan huolellisella valmistautumisella
Työmaakokoukseen tuodaan tietoa eri suunnista. Pääurakoitsija raportoi työmaan etenemisestä, suunnittelijat suunnittelutilanteesta ja tilaaja tuo käsittelyyn omat avoimet kysymyksensä ja päätöstarpeensa.
Jotta kokous voidaan käyttää näiden asioiden käsittelyyn, pääurakoitsijan työnjohdon pitää ennen kokousta muodostaa ajantasainen käsitys ainakin kolmesta asiasta.
Ensimmäinen: mitkä aiemmissa työmaakokouksissa sovitut tai esiin nostetut asiat ovat edelleen auki? Onko sovittu toimenpide tehty, onko tarvittava vastaus saatu ja voidaanko asia todeta loppuun käsitellyksi?
Toinen: mikä hankkeessa on muuttunut edellisen työmaakokouksen jälkeen ja mitä siitä pitää nostaa yhteiseen käsittelyyn? Esimerkiksi suunnitelmamuutos, puuttuva suunnitelma tai hyväksyntä, aikatauluun vaikuttava poikkeama tai muu työmaan etenemiseen vaikuttava asia voi edellyttää useamman osapuolen reagointia.
Kolmas: mitkä asiat tarvitsevat tässä kokouksessa päätöksen, kannanoton tai seuraavan toimenpiteen? Kun nämä tunnistetaan etukäteen, asia voidaan tuoda kokoukseen riittävillä lähtötiedoilla ja oikeiden osapuolten käsiteltäväksi.
Kun pohjatyö on tehty, kokouksessa ei tarvitse aloittaa kysymyksestä ”missä tästä puhuttiin”, vaan voidaan siirtyä suoraan siihen, mitä asialle tehdään.
Adicio vähentää manuaalista tiedon koontia ennen työmaakokousta
Ammattitaitoisesti johdetuilla työmailla työmaakokouksiin valmistaudutaan jo nyt huolellisesti. Adicion tehtävä ei ole opettaa työmaata pitämään kokouksia, vaan vähentää valmisteluun liittyvää manuaalista tiedon kokoamista ja auttaa varmistamaan, ettei olennainen asia jää hajallaan olevan tiedon joukkoon.
Ennen työmaakokousta pääurakoitsijan työnjohto voi esimerkiksi selvittää: mitkä edellisen työmaakokouksen asiat ovat edelleen avoinna, mitä niiden jälkeen on tapahtunut, mitkä suunnitteluun tai hyväksyntöihin liittyvät asiat odottavat ratkaisua ja mitkä muutokset tai poikkeamat pitäisi nostaa seuraavaan kokoukseen.
Adicio kokoaa työmaan kirjauksia, tehtäviä, päätöksiä ja olennaista projektiaineistoa yhteen ja auttaa löytämään tarvittavan tiedon ilman, että lähtötilanne pitää koostaa joka kerta käsin eri lähteistä.
Itse kokouksessa asiantuntemus, keskustelu ja päätökset kuuluvat edelleen työnjohdolle ja muille kokouksen osapuolille. Työmaaälyn tehtävä on auttaa siinä, että oikeat asiat ovat pöydällä ja sovittu tieto löytyy myös myöhemmin, kun sitä tarvitaan.
Kokous loppuu päätöksiin, seuranta jatkuu sen jälkeen
Hyvä työmaakokous ei ole mahdollisimman lyhyt eikä mahdollisimman pitkä. Se on valmisteltu, päätöksentekokykyinen ja selkeästi dokumentoitu.
Kun avoimet asiat, muutokset ja päätöstä vaativat kysymykset ovat näkyvissä ennen kokousta, keskustelu voi alkaa kysymyksestä ”mitä asialle tehdään” eikä ”mistä tieto löytyy”.
Kokouksen jälkeen työ jatkuu. Päätökset ja sovitut toimenpiteet pitää saada osaksi työmaan tekemistä ja niiden etenemistä pitää seurata seuraavaan kokoukseen asti. Näin työmaakokous ei jää irralliseksi tapahtumaksi, vaan toimii osana hankkeen jatkuvaa johtamista.
Haluatko nähdä, miten Adicio auttaa valmistautumaan työmaan seuraavaan kokoukseen? Varaa demo ja katsotaan käytännössä.
Lähteet ja huomautukset
¹ Chang, A. S. & Shen, F.-Y. (2009). Coordination Needs and Supply of Construction Projects. Engineering Management Journal, 21(4), 44–57. doi:10.1080/10429247.2009.11431844.
² Mäki, T. & Kerosuo, H. (2020). Design-related questions in the construction phase: The effect of using the Last Planner System in design management. Canadian Journal of Civil Engineering, 47(2), 132–139. doi:10.1139/cjce-2018-0382.
³ Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998, 66 §. Tämä artikkeli ei ole oikeudellista neuvontaa.
